Sekretarz Gminy
SEKRETARZ GMINY
mgr Magdalena Rudna - Plewa
(52) 387 01 44 (sekretariat urzędu)
tel. kom. 608 570 049
sekretarz@soleckujawski.pl
- Referat Organizacyjny:
- Do zadań Referatu Organizacyjnego należy, w szczególności:
- organizacja pracy Urzędu, w tym zapewnienie materialno-technicznych warunków pracy;
- prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy, z wyjątkiem szkół podstawowych, gimnazjów i przedszkoli;
- podejmowanie działań w celu minimalizacji bezrobocia, w tym organizowanie i nadzorowanie zatrudniania osób bezrobotnych w ramach zatrudnienia subsydiowanego;
- prowadzenie spraw z zakresu szkoleń i podnoszenia kwalifikacji pracowników;
- organizacja przygotowania zawodowego, staży i praktyk zawodowych w Urzędzie;
- współudział w organizowaniu i przeprowadzania wyborów prezydenckich, parlamentarnych i samorządowych oraz referendów pod kierownictwem urzędnika wyborczego, w tym w zakresie informatyzacji;
- prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej – wprowadzanie i aktualizacja danych;
- przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków;
- prowadzenie rejestru skarg i wniosków;
- przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania wniosków o udzielenie informacji publicznej;
- prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej;
- prowadzenie ewidencji katalogu usług świadczonych w Urzędzie;
- prowadzenie rejestru uchwał;
- współpraca z jednostkami pomocniczymi Gminy w zakresie przeprowadzania zebrań z mieszkańcami oraz organizowania i przeprowadzania wyborów do rad sołeckich i zarządów osiedli;
- przygotowywanie pomieszczeń, obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez kierownictwo Urzędu;
- prowadzenie rejestru delegacji;
- prenumerata czasopism;
- nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych;
- przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwej wewnętrznej komórki organizacyjnej Urzędu;
- koordynacja usług transportowych dla osób niepełnosprawnych, transportu dla potrzeb Urzędu oraz jednostek organizacyjnych, a także ustalenie i rozliczenie kosztów z tym związanych;
- obsługa spraw związanych z ubezpieczeniem;
- obsługa Tablicy Ogłoszeń Urzędu;
- utrzymanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez pracowników Urzędu;
- zapewnienie zakupu środków czystości na potrzeby Urzędu.
- nadzór nad sprawami ochrony przeciwpożarowej za pomocą Pełnomocnika ds. ochrony przeciwpożarowej.
- Do zadań Referatu Organizacyjnego należy, w szczególności:
- Referat Edukacji:
- prowadzenie nadzoru nad prawidłowym wykonywaniem zadań przez podległe placówki oświatowe, zgodnie z kompetencjami organu prowadzącego;
- prowadzenie spraw związanych z ustalaniem planu sieci publicznych przedszkoli oraz sieci szkół i granic ich obwodów;
- prowadzenie ewidencji niepublicznych przedszkoli i szkół;
- prowadzenie rejestru zezwoleń na założenie przedszkoli, szkół publicznych przez osoby prawne lub fizyczne;
- prowadzenie spraw związanych z zakładaniem, łączeniem, przekształcaniem i likwidacją przedszkoli, szkół i placówek prowadzonych przez Gminę;
- realizacja spraw związanych z wykonywaniem zadań organu prowadzącego względem szkół i przedszkoli, w tym w szczególności w zakresie:
- koordynowania prac w zakresie przygotowywania organizacji roku szkolnego w przedszkolach, szkołach podstawowych i gimnazjach;
- koordynowania działań mających na celu wyrównywanie szans edukacyjnych młodzieży, w tym zapewnianie uczniom z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego możliwości edukacji w oddziałach ogólnodostępnych,
- organizacji roku szkolnego, w tym ustalania obowiązujących zasad organizacji,
- analizy arkuszy organizacji i przygotowania ich do zatwierdzenia,
- realizacja spraw związanych ze sprawowaniem nadzoru nad przestrzeganiem przepisów organizacji pracy szkół i przedszkoli oraz przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy wychowanków, uczniów i pracowników w szkołach i przedszkolach, dla których Gmina jest organem prowadzącym,
- prowadzenie spraw związanych z naborem i rekrutacją do szkół i przedszkoli publicznych,
- przygotowywanie zasad, standardów i procedur działań organu prowadzącego w stosunku do szkół i placówek prowadzonych przez Gminę,
- monitorowanie spraw związanych z administrowaniem mieniem przeznaczonym na potrzeby przedszkoli i szkół,
- sporządzanie zbiorczej sprawozdawczości z zakresu realizowanych zadań oświatowych, w tym:
- Systemu Informacji Oświatowej,
- średniego wynagrodzenia nauczycieli,
- przygotowywanie sprawozdań, analiz i innych opracowań wynikających z zakresu realizacji zadań referatu;
- administrowanie systemami informatycznymi referatu, a w szczególności:
- systemem tworzenia i obiegu arkuszy organizacyjnych przedszkoli i szkół,
- oświatowymi bazami danych Systemu Informacji Oświatowej,
- systemami wyników egzaminów i sprawdzianów zewnętrznych,
- aplikacja EMP@TIA– rejestracja żłobków i klubów dziecięcych;
- wprowadzanie danych ewidencyjnych przedszkoli, szkół i placówek niepublicznych do elektronicznego systemu RSPO;
- przygotowywanie projektów dotyczących udzielania pełnomocnictw i upoważnień dyrektorom szkół i przedszkola,
- prowadzenie spraw kadrowych dyrektorów szkół i przedszkola, w tym związanych z ustalaniem wynagrodzeń, dodatków funkcyjnych, motywacyjnych, za warunki pracy, z tytułu stażu pracy oraz udzielania urlopów;
- organizowanie i koordynowanie prac związanych z przeprowadzaniem konkursów na dyrektorów szkół i przedszkola;
- prowadzenie prac przygotowawczych w sprawach powierzenia lub odwołania ze stanowiska dyrektora szkoły lub przedszkola;
- dokonywanie czynności związanych z oceną pracy dyrektorów szkół i przedszkola, wynikających z zadań organu prowadzącego;
- podejmowaniem i przeprowadzaniem postępowania egzaminacyjnego dla nauczycieli ubiegających się o awans na stopień nauczyciela mianowanego;
- prowadzenie spraw związanych z awansem zawodowym nauczycieli zatrudnionych w przedszkolach i szkołach w tym, dokonywanie czynności związanych z nadaniem stopnia awansu zawodowego nauczyciela mianowanego;
- ustalanie zasad dofinansowywania doskonalenia zawodowego pracowników pedagogicznych szkół i przedszkola;
- koordynowanie i prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem nagród Burmistrza dyrektorom, nauczycielom oraz absolwentom szkół ponadgimnazjalnych;
- prowadzenie i koordynowanie działań związanych z obsługą finansową nagród Burmistrza;
- prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem dyrektorom i nauczycielom placówek odznaczeń państwowych, medalu Komisji Edukacji Narodowej, ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania, ministra kultury i dziedzictwa narodowego;
- koordynowanie i prowadzenie spraw związanych z udzielaniem pomocy materialnej dla uczniów, w tym przyznawania stypendiów socjalnych i zasiłków szkolnych;
- prowadzenie i koordynowaniem działań związanych z obsługą finansową stypendiów socjalnych i zasiłków szkolnych;
- realizacja rządowych programów w zakresie dofinansowania zadań oświatowych;
- koordynowanie i prowadzenie spraw związanych ze stypendiami dla uczniów za szczególne osiągnięcia naukowe, artystyczne i sportowe;
- prowadzenie i koordynowanie działań związanych z obsługą finansową stypendiów za szczególne osiągnięcia naukowe, artystyczne i sportowe;
- kontrola spełniania obowiązku nauki oraz monitorowanie realizacji obowiązku szkolnego i rocznego przygotowania przedszkolnego;
- prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawie egzekucji obowiązku szkolnego i nauki;
- prowadzenie spraw związanych z dofinansowaniem kosztów kształcenia pracodawcom, którzy zawarli z młodocianymi pracownikami umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego oraz przygotowywanie w tym zakresie decyzji administracyjnych;
- prowadzenie rejestru umów zawartych z młodocianymi w celu przygotowania zawodowego;
- prowadzenie i koordynowaniem działań związanych z dowozem uczniów do szkół i przedszkoli oraz prowadzenie w tym zakresie dokumentacji, w tym przetargowej;
- prowadzenie i koordynowanie działań związanych ze zwrotem kosztów dowozu do szkół uczniów niepełnosprawnych, w tym zawieranie umów z rodzicami;
- współpraca z Kuratorium Oświaty, Centrum Edukacji Artystycznej, Okręgową Komisją Egzaminacyjną, związkami zawodowymi oraz innymi instytucjami i organizacjami w zakresie funkcjonowania placówek oświatowych;
- współpraca w prowadzeniu spraw związanych z pozyskiwaniem funduszy unijnych w zakresie oświaty;
- prowadzenie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem żłobków, klubów dziecięcych oraz dziennych opiekunów, w tym prowadzenie ich rejestru;
- prowadzenie spraw związanych z ustalaniem i rozliczaniem dotacji celowej dla niepublicznych podmiotów prowadzących żłobki lub kluby dziecięce;
- prowadzenie spraw związanych z udzielaniem i rozliczaniem dotacji dla placówek wychowania przedszkolnego i szkół;
- prowadzenie spraw związanych z rozliczaniem z innymi gminami zwrotu kosztów dotacji udzielonych na wychowanków przedszkoli;
- przygotowywanie projektów podziału środków pochodzących z subwencji oraz dotacji celowych na zadania oświatowe Gminy;
- koordynowanie prac i przygotowywanie wniosków dotyczących przyznawania dodatkowych środków z rezerwy subwencji oświatowej;
- przygotowywanie wniosków do Kuratorium Oświaty związanych z pozyskaniem środków finansowych na realizację zadań oświatowo-edukacyjnych;
- rozliczanie dotacji przekazanych przez Kuratorium Oświaty;
- przygotowywanie analiz i innych opracowań z zakresu zadań wynikających z zakresu zadań referatu, a w szczególności:
- analiz wyników egzaminów zewnętrznych na wszystkich poziomach nauczania,
- analiz stanu organizacyjnego szkół i związanych z tym kosztów,
- analiz demograficznych;
- opracowanie Informacji o stanie realizacji zadań oświatowych Gminy;
- przeprowadzanie konkursów ofert na realizację zadań publicznych z zakresu oświaty i wychowania.
- Biuro Rady Miejskiej:
- prowadzenie spraw związanych z obsługą Rady i komisji Rady;
- prowadzenie rejestru uchwał Rady;
- prowadzenie ewidencji interpelacji i wniosków Rady;
- prowadzenie dokumentacji związanej z korespondencją Rady;
- przygotowywanie materiałów na obrady sesji Rady;
- przygotowywanie sprawozdań dotyczących informacji o radnych;
- przekazywanie uchwał Rady organowi nadzoru;
- Biuro Informatyzacji i Rozwoju Systemów Informatycznych
- zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemów teleinformatycznych należących do Gminy oraz sieci LAN i MAN;
- ochrona danych osobowych oraz zapewnienie warunków bezpiecznego ich przetwarzania oraz powierzania ich przetwarzania w systemach informatycznych;
- wdrażanie informatyki i rozwój systemów teleinformatycznych w pracy Urzędu;
- prawidłowe gospodarowanie sprzętem teleinformatycznym oraz oprogramowaniem;
- konserwacja sprzętu komputerowego oraz innych systemów teleinformatycznych, sieci LAN i MAN należących do Gminy;
- prowadzenie punktu informacyjnego, podawczego oraz kancelarii ogólnej urzędu;
- przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji wewnątrz i na zewnątrz Urzędu;
- zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa w systemach teleinformatycznych oraz sieciach MAN i LAN należących do Gminy,
- nadzór i prowadzenie ewidencji zbiorów danych osobowych zgłaszanych do GIODO;
- utrzymanie aktualności inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania służącego do przetwarzania informacji obejmującej ich rodzaj i konfigurację;
- stosowanie podstawowych zasad gwarantujących bezpieczną pracę przy przetwarzaniu mobilnym i pracy na odległość;
- prowadzenie szkoleń dla pracowników Urzędu, podwyższających ich kwalifikacje w obsłudze systemów teleinformatycznych oraz świadomości bezpieczeństwa informacji w Urzędzie;
- przygotowywanie i negocjowanie umów, zapytań ofertowych związanych z zakupem licencji oraz zakupem, obsługą i konserwacją sieci teleinformatycznych, sprzętem komputerowym, oprogramowaniem;
- opracowanie polityki bezpieczeństwa informacji, oraz procedur zapewniających odpowiednią ochronę przetwarzania informacji przed kradzieżą, nieuprawnionym dostępem itp.;
- zarządzanie systemami teleinformatycznymi, sieciami LAN i MAN, stronami WWW, oraz oprogramowaniem należącymi do Gminy;
- opracowywanie dokumentacji związanej z zawieraniem umów dzierżawy na udostępnianie kanałów technologicznych.
- Zakres działania Wydziału Spraw Obywatelskich obejmuje, w szczególności: 1) prowadzenie spraw z zakresu Urzędu Stanu Cywilnego; 2) prowadzenie spraw z zakresu ewidencji ludności; 3) prowadzenie spraw z zakresu dowodów osobistych; 4) prowadzenie i aktualizacja stałego rejestru wyborców; 5) sporządzanie i aktualizowanie spisów wyborców; 6) prowadzenie spraw w zakresie wydawania zezwoleń na prowadzenie imprez masowych i zgromadzeń publicznych; 7) prowadzenie rejestru ewidencji działalności gospodarczej; 8) prowadzenie spraw z zakresu zarządzania kryzysowego; 9) prowadzenie spraw z zakresu obronności, Obrony Cywilnej; 10) prowadzenie spraw z zakresu wojskowości; 11) prowadzenie spraw z zakresu współpracy z organizacjami pozarządowymi.
tel. 52 387 01 17 tel. kom. 531 687 308 meil: usc@soleckujawski.pl
- Urząd Stanu Cywilnego:
- rejestracja urodzeń, małżeństw, zgonów i prowadzenie ksiąg stanu cywilnego w systemie teleinformatycznym;
- udzielanie ślubów cywilnych;
- obsługa ślubów konkordatowych;
- nadawanie nr PESEL w związku ze sporządzeniem aktu urodzenia;
- usuwanie niezgodności w rejestrze PESEL;
- wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego;
- wydawanie zaświadczeń, zezwoleń i decyzji administracyjnych na podstawie Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, prawa o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska;
- przyjmowanie oświadczeń na podstawie Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego oraz ustawy prawo o aktach stanu cywilnego;
- przyjmowanie oświadczeń ostatniej woli spadkodawców w postaci testamentu alograficznego;
- opracowywanie spraw z zakresu ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych;
- opracowywanie spraw z zakresu ustawy o zgromadzeniach publicznych;
- prowadzenia archiwum USC;
- występowanie z wnioskiem o nadanie Medalu „Za Długoletnie Pożycie Małżeńskie”
- Referat Spraw Obywatelskich:
- z zakresu ewidencji ludności, dowodów osobistych, działalności gospodarczej, Urzędu Stanu Cywilnego:
- realizowanie zadań wynikających z ustawy o ewidencji ludności i dowodów osobistych, w tym udostępnianie danych z Rejestru Dowodów Osobistych i dokumentacji związanej z dowodami osobistymi;
- prowadzenie stałego rejestru wyborców;
- sporządzanie i aktualizowanie spisów wyborców;
- przeprowadzanie postępowań administracyjnych w sprawie o wymeldowanie;
- prowadzenie archiwum kopert dowodowych;
- ewidencja działalności gospodarczej, w tym wykonywanie zadań dotyczących ewidencji działalności gospodarczej osób fizycznych w systemie teleinformatycznym CEIDG;
- wydawanie zezwoleń i prowadzenie rejestru na sprzedaż wyrobów alkoholowych;
- obsługa spraw związanych z Kartą Dużej Rodziny, Metropolitalną Kartą Seniora i Profilem Zaufanym;
- obsługa osób niesłyszących lub mających trudności w komunikowaniu się;
- realizowanie powierzonych przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego zadań wynikających z ustawy prawo o aktach stanu cywilnego.
- z zakresu Obronności, Obrony Cywilnej i Wojskowości:
- organizacja i doręczanie kart powołania do odbycia ćwiczeń wojskowych,
- prowadzenie rejestracji;
- przygotowywanie decyzji w sprawie ustalania świadczenia rekompensującego dla żołnierzy rezerwy odbywających ćwiczenia wojskowe;
- przygotowywanie i wykonywanie zobowiązań na rzecz mobilizacji sił zbrojnych
- prowadzenie akcji kurierskiej;
- kierowanie oraz koordynowanie przygotowań i realizacji przedsięwzięć w zakresie obrony cywilnej;
- koordynacja i nadzór nad przygotowaniem do działania formacji obrony cywilnej;
- z zakresu Zarządzania Kryzysowego:
- a) kierowanie monitorowaniem, planowaniem, reagowaniem i usuwaniem skutków zagrożeń na terenie Gminy;
- b) realizacja zadań z zakresu planowania cywilnego, w tym:
- c) zarządzanie, organizowanie i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń i treningów z zakresu zarządzania kryzysowego;
- d) wykonywanie przedsięwzięć wynikających z planu operacyjnego funkcjonowania gmin i gmin o statusie miasta;
- e) zapobieganie, przeciwdziałanie i usuwanie skutków zdarzeń o charakterze terrorystycznym;
- f) współdziałanie z Szefem Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego w zakresie przeciwdziałania, zapobiegania i usuwania skutków zdarzeń o charakterze terrorystycznym;
- g) organizacja i realizacja zadań z zakresu ochrony infrastruktury krytycznej;
- h) nadzór nad gminnym magazynem OC;
- i) nadzór nad SWO gminy.
- Do zadań z zakresu współpracy z organizacjami pozarządowymi należy, w szczególności:
- koordynowanie współpracy gminy z organizacjami oraz monitorowanie warunków jej rozwoju;
- udział w tworzeniu programów współpracy organizacji pozarządowych z Gminą;
- prowadzenie ewidencji organizacji pozarządowych, posiadających siedzibę na terenie Gminy;
- utrzymywanie stałych kontaktów z organizacjami;
- udzielanie pomocy organizacyjnej i merytorycznej organizacjom;
- informowanie organizacji o prowadzonych otwartych konkursach ofert w zakresie realizacji zadań publicznych oraz innych możliwościach pozyskiwania funduszy;
- podejmowanie działań na rzecz wspierania, rozwoju i aktywizacji organizacji pozarządowych w celu pozyskania zewnętrznych środków finansowania;
- organizowanie spotkań z przedstawicielami organizacji pozarządowych;
- prowadzenie całokształtu spraw związanych ze zlecaniem zadań publicznych w trybie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w tym przygotowywanie i ogłaszanie otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych;
- prowadzenie kontroli realizacji zadań publicznych w zakresie merytoryczno – finansowym;
- współpraca z administracją rządową i samorządową, które zajmują się współpracą z organizacjami.
- Archiwum Zakładowe: Do zadań Archiwum Zakładowego należy, w szczególności: 1) przyjmowanie akt spraw do archiwum zakładowego; 2) brakowanie akt spraw; 3) przekazywanie akt spraw kategorii „A” do Archiwum Państwowego; 4) prowadzenie na bieżąco dokumentacji związanej z Archiwum Zakładowym; 5) udostępnianie akt spraw archiwum zakładowego pracownikom Urzędu i jednostkom podległym; 6) bieżące szkolenie pracowników w zakresie instrukcji kancelaryjnej.
- Katarzyna Kamińska - inspektor ds. obsługi archiwum tel. 52 387 01 07 meil: archiwum@soleckujawski.pl
Załączniki
![]() | zarzadzenie_27_19 | dodany: 10:44, 06.02.2019 | przez: Katarzyna Ciudzińska |
Informacje
wytworzono: | data: 14:00 08.04.2021 | przez: Bartosz Podgórski | |
wprowadzono: | data: 14:24, 08.04.2021 | przez: Bartosz Podgórski | |
udostępniono: | data: 14:24, 08.04.2021 | przez: Bartosz Podgórski | |
zmodyfikowano: | data: 14:24, 08.04.2021 | przez: Bartosz Podgórski | |
osoba odpowiedzialna: | Bartosz Podgórski | ||
podmiot udostępniający: | Gmina Solec Kujawski |
Rejestr zmian
utworzono: | data: 14:24, 08.04.2021 | przez: Bartosz Podgórski | Historia |